Naliczanie rekompensaty 40 euro za opóźnienie w płatności faktury

Rekompensata za opóźnione płatności to narzędzie, które pomaga przedsiębiorcom dyscyplinować kontrahentów i skutecznie odzyskiwać należności. Wiele firm nie wie jednak, jak prawidłowo naliczać rekompensatę 40 euro i w jakich sytuacjach mogą się o nią ubiegać. W artykule wyjaśniamy wszystkie kluczowe aspekty tego zagadnienia – od podstaw prawnych, przez warunki naliczania, po praktyczne wskazówki dotyczące dochodzenia tej należności.

Czym jest rekompensata 40 euro za opóźnienie w płatności?

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności, potocznie nazywana „rekompensatą 40 euro”, to zryczałtowana kwota, którą wierzyciel może naliczyć dłużnikowi w przypadku opóźnienia w zapłacie faktury. Została ona wprowadzona do polskiego porządku prawnego w 2013 roku na mocy ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (obecnie: ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).

Rekompensata 40 euro stanowi równowartość kwoty 40 euro przeliczonej na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Rekompensata 40 euro przysługuje wierzycielowi bez konieczności wzywania dłużnika do zapłaty i przysługuje od każdej niezapłaconej w terminie faktury lub rachunku.

Celem wprowadzenia tej regulacji było zrekompensowanie wierzycielom kosztów związanych z odzyskiwaniem należności oraz skuteczne motywowanie dłużników do terminowego regulowania zobowiązań finansowych.

Podstawy prawne naliczania rekompensaty 40 euro

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności jest uregulowana w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 tej ustawy:

Wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, o których mowa w art. 7 ust. 1 lub art. 8 ust. 1, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro przeliczonej na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Warto podkreślić, że ustawa ta implementuje do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych. Przepisy te mają zatem swoje źródło w prawodawstwie unijnym i stanowią element szerszej strategii walki z zatorami płatniczymi w całej Unii Europejskiej.

Warunki naliczania rekompensaty 40 euro

Aby móc naliczyć rekompensatę 40 euro, muszą zostać spełnione określone warunki:

• Transakcja handlowa – rekompensata przysługuje wyłącznie w transakcjach handlowych, czyli umowach, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawieranych między przedsiębiorcami lub między przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi.
• Opóźnienie w płatności – rekompensata przysługuje w przypadku, gdy dłużnik opóźnia się z zapłatą wynagrodzenia wynikającego z umowy, nawet jeśli opóźnienie wynosi tylko jeden dzień.
• Automatyczne naliczenie – rekompensata przysługuje wierzycielowi automatycznie, bez konieczności wzywania dłużnika do zapłaty czy wysyłania dodatkowych wezwań.
• Odrębność od faktury – rekompensata przysługuje od każdej niezapłaconej w terminie faktury lub rachunku, co oznacza, że jeśli dłużnik zalega z zapłatą kilku faktur, wierzyciel może naliczyć rekompensatę od każdej z nich oddzielnie.

Należy pamiętać, że rekompensata 40 euro nie przysługuje w przypadku transakcji z konsumentami, a także w sytuacji, gdy opóźnienie w płatności wynika z okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności (np. siła wyższa).

Praktyczne aspekty dochodzenia rekompensaty 40 euro

W praktyce dochodzenie rekompensaty 40 euro wygląda następująco:

• Naliczenie rekompensaty – rekompensata przysługuje automatycznie od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności faktury. Nie ma znaczenia wysokość faktury ani długość opóźnienia.
• Wystawienie noty obciążeniowej – wierzyciel powinien wystawić notę obciążeniową na kwotę rekompensaty. Nota powinna zawierać informacje o fakturze, której dotyczy opóźnienie, datę wymagalności płatności oraz kwotę rekompensaty przeliczoną według właściwego kursu euro.
• Doręczenie noty dłużnikowi – notę należy doręczyć dłużnikowi w sposób umożliwiający potwierdzenie jej otrzymania, najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub drogą elektroniczną z potwierdzeniem dostarczenia.
• Ujęcie w księgach rachunkowych – rekompensatę należy ująć w księgach rachunkowych jako przychód z działalności operacyjnej, co ma wpływ na rozliczenia podatkowe.

Przykład naliczenia rekompensaty 40 euro

Załóżmy, że przedsiębiorca A wystawił fakturę dla przedsiębiorcy B na kwotę 10 000 zł z terminem płatności 14 dni. Termin płatności upłynął 15 marca 2023 r., a faktura nie została zapłacona.

Ostatni dzień roboczy lutego 2023 r. to 28 lutego. Średni kurs euro ogłoszony przez NBP w tym dniu wynosił 4,6909 zł.

Rekompensata wynosi: 40 euro × 4,6909 zł = 187,64 zł

Przedsiębiorca A może więc naliczyć przedsiębiorcy B rekompensatę w wysokości 187,64 zł, wystawiając odpowiednią notę obciążeniową. Warto zauważyć, że kwota ta przysługuje niezależnie od wartości faktury – taka sama rekompensata należałaby się zarówno przy fakturze na 1 000 zł, jak i na 100 000 zł.

Najczęstsze problemy i kontrowersje związane z rekompensatą 40 euro

Rekompensata 40 euro, mimo jasnych przepisów, budzi pewne wątpliwości i kontrowersje w praktyce gospodarczej:

• Nadużycie prawa – niektórzy dłużnicy podnoszą zarzut nadużycia prawa (art. 5 Kodeksu cywilnego) w przypadku naliczania rekompensaty od niewielkich kwot lub przy krótkim opóźnieniu. Sądy jednak zazwyczaj odrzucają takie argumenty, podkreślając, że rekompensata przysługuje niezależnie od wysokości należności i długości opóźnienia, gdyż taki był zamysł ustawodawcy.
• Rekompensata od każdej faktury – w orzecznictwie pojawiają się rozbieżności co do możliwości naliczania rekompensaty od każdej faktury w przypadku stałej współpracy. Przeważa jednak pogląd, że rekompensata przysługuje od każdej niezapłaconej w terminie faktury, nawet jeśli dotyczy to tego samego kontrahenta i tego samego stosunku handlowego.
• Odsetki od rekompensaty – wątpliwości budzi kwestia, czy od rekompensaty 40 euro można naliczać odsetki za opóźnienie. Według przeważającego stanowiska, odsetki przysługują od dnia wymagalności rekompensaty, czyli od dnia następującego po terminie płatności faktury.
• Umowne wyłączenie rekompensaty – strony nie mogą w umowie wyłączyć prawa do rekompensaty, gdyż byłoby to nieważne jako sprzeczne z ustawą. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący, chroniący interesy wierzyciela.

Podsumowanie

Rekompensata 40 euro za opóźnienie w płatności faktury stanowi skuteczne narzędzie w walce z zatorami płatniczymi. Przysługuje ona wierzycielowi automatycznie, bez konieczności wzywania dłużnika do zapłaty, od każdej niezapłaconej w terminie faktury w transakcjach handlowych.

Aby skutecznie dochodzić rekompensaty, wierzyciel powinien wystawić notę obciążeniową, doręczyć ją dłużnikowi oraz prawidłowo ująć w księgach rachunkowych. W przypadku odmowy zapłaty rekompensaty przez dłużnika, wierzyciel może dochodzić jej na drodze sądowej, gdzie szanse na wygraną są zazwyczaj wysokie.

Warto pamiętać, że rekompensata 40 euro ma nie tylko charakter odszkodowawczy, ale także prewencyjny, motywując dłużników do terminowego regulowania zobowiązań. Prawidłowe korzystanie z tego narzędzia może znacząco poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa i zmniejszyć koszty związane z odzyskiwaniem należności. Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw, regularnie stosujących rekompensatę 40 euro, stała się ona istotnym elementem polityki zarządzania należnościami i dyscyplinowania niesolidnych kontrahentów.