Protokół likwidacji środka trwałego w jednostce budżetowej – wzór i omówienie

Protokół likwidacji środka trwałego to oficjalny dokument potwierdzający wycofanie składnika majątku z ewidencji jednostki budżetowej. Jest on niezbędnym elementem procedury likwidacyjnej, która musi być przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulacjami instytucji.

Prawidłowo sporządzony protokół powinien zawierać komplet informacji identyfikujących likwidowany środek trwały, w tym jego nazwę, numer inwentarzowy, wartość początkową oraz aktualną wartość księgową po uwzględnieniu amortyzacji. Dokument musi jasno określać przyczynę likwidacji (np. zużycie techniczne, uszkodzenie, utrata przydatności) oraz sposób jej przeprowadzenia (np. fizyczna likwidacja, sprzedaż złomu).

Istotnym elementem protokołu jest skład komisji likwidacyjnej, która powinna zostać powołana formalnym zarządzeniem kierownika jednostki. Komisja ta odpowiada za weryfikację stanu środka trwałego oraz potwierdzenie zasadności jego likwidacji. Protokół musi być podpisany przez wszystkich członków komisji oraz zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Dokument stanowi podstawę do dokonania odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych oraz wykreślenia środka z ewidencji majątkowej. Jest również dowodem w przypadku kontroli zewnętrznych, dlatego powinien być przechowywany zgodnie z obowiązującymi przepisami o archiwizacji dokumentów księgowych.

PROTOKÓŁ LIKWIDACJI ŚRODKA TRWAŁEGO

Nr protokołu: …………../20……
Miejscowość: …………………………………………
Data sporządzenia: ………………………………….

1. Dane środka trwałego

Nazwa środka trwałego:
Numer inwentarzowy:
Symbol KŚT:
Data przyjęcia do użytkowania:
Wartość początkowa:
Umorzenie dotychczasowe:
Wartość księgowa netto:
Miejsce użytkowania:

2. Przyczyna likwidacji

Powód likwidacji (zaznaczyć właściwe):
  • □ Zużycie techniczne
  • □ Uszkodzenie/zniszczenie
  • □ Przestarzałość technologiczna
  • □ Nieekonomiczność naprawy
  • □ Inne: ……………………………………..
Szczegółowy opis stanu technicznego i uzasadnienie likwidacji:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..

3. Sposób likwidacji

  • □ Fizyczna likwidacja (utylizacja)
  • □ Sprzedaż złomu/odpadów
  • □ Przekazanie do recyklingu
  • □ Inny: ……………………………………..

4. Skład komisji likwidacyjnej

Komisja likwidacyjna powołana zarządzeniem nr ……………. z dnia ……………………. w składzie:
Przewodniczący komisji: (podpis)
Członek komisji: (podpis)
Członek komisji: (podpis)
Komisja stwierdza, że wymieniony środek trwały należy zlikwidować w sposób określony w niniejszym protokole.

5. Zatwierdzenie

……………………………
Główny Księgowy
……………………………
Kierownik Jednostki
Adnotacje księgowe:
Wyksięgowano z ewidencji środków trwałych dnia: …………………….
Nr dowodu księgowego: …………………….
Strona 1

Jak prawidłowo wypełnić protokół likwidacji środka trwałego

Protokół likwidacji środka trwałego to dokument o kluczowym znaczeniu w gospodarce finansowej jednostki budżetowej. Jego prawidłowe wypełnienie zapewnia transparentność procesu likwidacyjnego oraz zgodność z przepisami o rachunkowości i gospodarowaniu mieniem publicznym.

Elementy, które można dostosować do potrzeb jednostki

Przedstawiony wzór protokołu można modyfikować w zależności od specyfiki jednostki oraz rodzaju likwidowanego środka trwałego:

  • Numer protokołu – każda jednostka może stosować własny system numeracji, np. uwzględniający rok, miesiąc oraz kolejny numer w danym okresie.
  • Przyczyny likwidacji – listę powodów można rozszerzyć o specyficzne dla danej jednostki okoliczności, np. likwidację w wyniku reorganizacji czy przekształceń organizacyjnych.
  • Skład komisji likwidacyjnej – w zależności od wewnętrznych regulacji, komisja może składać się z większej liczby członków, a protokół można dostosować dodając odpowiednie wiersze w tabeli.

Na co zwrócić szczególną uwagę

Podczas wypełniania protokołu należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach:

1. Dokładna identyfikacja środka trwałego – numer inwentarzowy i symbol KŚT muszą być zgodne z ewidencją księgową i inwentarzową. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieprawidłowości w dokumentacji majątkowej i komplikacji podczas kontroli.

2. Szczegółowe uzasadnienie likwidacji – opis stanu technicznego powinien być wyczerpujący i jednoznacznie wskazywać na konieczność likwidacji. W przypadku kontroli, niewystarczające uzasadnienie może być kwestionowane, co może skutkować odpowiedzialnością za nieprawidłowe gospodarowanie mieniem publicznym.

3. Dokumentacja towarzysząca – w niektórych przypadkach do protokołu warto dołączyć dodatkowe dokumenty, które wzmocnią zasadność decyzji o likwidacji:

  • Opinia rzeczoznawcy lub serwisu technicznego (szczególnie w przypadku kosztownego sprzętu elektronicznego)
  • Dokumentacja fotograficzna ukazująca stan środka trwałego
  • Kopia zarządzenia o powołaniu komisji likwidacyjnej
  • Wycena wartości pozostałości (w przypadku sprzedaży złomu lub części)

Aspekty prawne i księgowe

Likwidacja środka trwałego w jednostce budżetowej musi być zgodna z ustawą o rachunkowości oraz przepisami dotyczącymi gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych. Protokół likwidacji stanowi podstawę do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji księgowej jednostki.

Operacje księgowe związane z likwidacją środka trwałego obejmują:

  • Wyksięgowanie wartości początkowej środka trwałego
  • Wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia
  • Ujęcie ewentualnych przychodów ze sprzedaży pozostałości (np. złomu)
  • Ewidencję ewentualnej straty z likwidacji (gdy wartość księgowa netto jest większa od zera)

Prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana likwidacja środka trwałego chroni jednostkę przed zarzutami niegospodarności i zapewnia zgodność z zasadami kontroli zarządczej. Należy pamiętać, że protokoły likwidacji są weryfikowane podczas kontroli zewnętrznych, w tym kontroli prowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową czy Najwyższą Izbę Kontroli.

Warto również zaznaczyć, że w przypadku środków trwałych zakupionych z dotacji celowych lub środków unijnych, mogą obowiązywać dodatkowe wymogi dotyczące ich likwidacji, w tym konieczność uzyskania zgody instytucji finansującej, jeśli likwidacja następuje przed upływem okresu trwałości projektu.

Copyright © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.