Zgoda na publikację wizerunku to dokument, który stał się niezbędnym elementem w dobie powszechnego wykorzystywania zdjęć i nagrań w mediach społecznościowych, na stronach internetowych czy w materiałach promocyjnych. Prawidłowo sporządzona zgoda na wykorzystanie wizerunku musi spełniać wymogi RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), które weszło w życie w 2018 roku.

Kluczowe elementy, które powinien zawierać taki dokument to przede wszystkim dane administratora zbierającego zgodę, cel przetwarzania wizerunku, zakres wykorzystania (gdzie zdjęcia mogą być publikowane), a także informacja o dobrowolności wyrażenia zgody i możliwości jej wycofania w dowolnym momencie. Bardzo istotne jest również wskazanie podstawy prawnej przetwarzania danych, którą najczęściej stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dokument powinien być napisany prostym i zrozumiałym językiem, bez skomplikowanych sformułowań prawniczych. Osoba wyrażająca zgodę musi dokładnie wiedzieć, na co się zgadza i jakie są konsekwencje tej decyzji. Warto również pamiętać, że zgoda musi być wyrażona w sposób jednoznaczny i świadomy – nie może być domniemana ani wynikać z braku sprzeciwu.

Poniżej przedstawiamy wzór dokumentu zgody na publikację wizerunku zgodny z wymogami RODO, który może być wykorzystany w różnych sytuacjach i dostosowany do konkretnych potrzeb.

Jak dostosować wzór zgody na publikację wizerunku do własnych potrzeb?

Przedstawiony powyżej wzór zgody na wykorzystanie wizerunku stanowi podstawę, którą należy dostosować do konkretnych okoliczności. Pamiętaj, że każda sytuacja może wymagać nieco innych zapisów, w zależności od tego, kto i w jakim celu będzie wykorzystywał wizerunek.

Elementy, które można zmodyfikować

W zależności od specyfiki działalności i planowanego wykorzystania wizerunku, możesz dostosować następujące elementy dokumentu:

• Zakres wykorzystania wizerunku – możesz rozszerzyć lub zawęzić listę miejsc, gdzie wizerunek będzie publikowany. Jeśli planujesz wykorzystanie zdjęć tylko w konkretnym kanale, nie wymieniaj niepotrzebnie innych platform.
• Cel przetwarzania – należy precyzyjnie określić, do czego będą służyły zdjęcia lub nagrania. Może to być np. promocja konkretnego wydarzenia, dokumentacja szkolenia czy budowanie wizerunku marki.
• Okres przechowywania – warto dodać konkretny okres przechowywania wizerunku, jeśli jest możliwy do określenia (np. „przez okres 2 lat od daty wydarzenia” lub „do zakończenia kampanii promocyjnej”).

Zgoda na publikację wizerunku dla różnych grup

W zależności od tego, czyj wizerunek będzie przetwarzany, należy odpowiednio dostosować formularz zgody:

Zgoda dla pracowników – przy zbieraniu zgód od pracowników, np. na potrzeby firmowej strony internetowej, koniecznie zaznacz, że wyrażenie zgody jest całkowicie dobrowolne i nie wpłynie na stosunek pracy ani ocenę pracownika. Pracownik musi mieć pewność, że odmowa nie spowoduje negatywnych konsekwencji zawodowych.

Zgoda dla dzieci – w przypadku osób poniżej 16 roku życia, zgodę musi wyrazić rodzic lub opiekun prawny. Zmodyfikuj formularz, dodając odpowiednie pola na dane rodzica/opiekuna oraz wyraźną informację, że zgoda jest wyrażana w imieniu dziecka. Warto również uwzględnić miejsce na podanie imienia i nazwiska oraz wieku dziecka.

Zgoda dla uczestników wydarzeń – przy organizacji większych wydarzeń można rozważyć umieszczenie informacji o fotografowaniu w regulaminie wydarzenia oraz przy wejściu, ale indywidualne zgody zawsze stanowią najlepsze zabezpieczenie prawne. Przygotuj formularze zgód przed wydarzeniem i zaplanuj sposób ich efektywnego zbierania.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu zgody na wykorzystanie wizerunku

Tworząc dokument zgody na publikację wizerunku, unikaj następujących błędów:

• Zbyt ogólne określenie celu – sformułowania typu „w celach marketingowych” są zbyt szerokie. Sprecyzuj, o jakie konkretne działania marketingowe chodzi, np. „w celu promocji firmy na firmowej stronie internetowej oraz w materiałach reklamowych dotyczących produktu X”.
• Brak informacji o prawie do wycofania zgody – to jeden z kluczowych elementów wymaganych przez RODO. Zawsze informuj o możliwości i sposobie wycofania zgody w dowolnym momencie.
• Łączenie zgody na wizerunek z innymi zgodami – zgodnie z RODO, zgody powinny być zbierane oddzielnie dla różnych celów przetwarzania danych. Nie łącz zgody na wykorzystanie wizerunku np. ze zgodą marketingową.
• Skomplikowany język prawniczy – używaj prostego, zrozumiałego języka, unikając żargonu prawniczego. Osoba podpisująca musi dokładnie rozumieć, na co wyraża zgodę.

Dodatkowe zabezpieczenia przy publikacji wizerunku

Oprócz uzyskania pisemnej zgody, warto wprowadzić dodatkowe praktyki, które zminimalizują ryzyko naruszenia przepisów:

1. Prowadzenie rejestru zgód – dokumentuj, kto, kiedy i na co wyraził zgodę. Stwórz elektroniczną bazę danych lub fizyczny segregator z kopiami wszystkich zgód. Systematyczne prowadzenie takiej dokumentacji znacznie ułatwi zarządzanie zgodami i szybkie reagowanie na ewentualne wycofanie zgody.

2. Weryfikacja przed publikacją – przed opublikowaniem zdjęć zawsze upewnij się, że posiadasz zgody wszystkich rozpoznawalnych osób. Wyznacz osobę odpowiedzialną za tę weryfikację i wprowadź procedurę zatwierdzania materiałów przed ich publikacją.

3. Szybka reakcja na wycofanie zgody – opracuj jasną procedurę szybkiego usuwania wizerunku osoby, która wycofała swoją zgodę. Określ maksymalny czas na usunięcie materiałów z różnych platform (np. 48 godzin) i wyznacz osoby odpowiedzialne za realizację tego procesu.

4. Regularne szkolenia dla zespołu – zadbaj o to, by wszyscy pracownicy mający kontakt z wizerunkiem innych osób byli świadomi przepisów RODO i procedur obowiązujących w organizacji. Cykliczne szkolenia pomogą utrzymać wysoki poziom świadomości i zmniejszą ryzyko naruszeń.

Pamiętaj, że prawidłowo przygotowana zgoda na publikację wizerunku nie tylko chroni przed potencjalnymi problemami prawnymi, ale również buduje zaufanie i szacunek w relacjach z osobami, których wizerunek chcesz wykorzystać. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować treść dokumentu z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych osobowych.